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Agente de Reservas en un hotel: Conoce sus funciones

    agente de reservas

    Un agente de reservas en un hotel, también conocido como auxiliar de reservas, es la persona responsable de atender las reservaciones solicitadas por agencias de viajes e integrarlas al sistema del hotel y confirmarlas. El agente de reservas ayuda al buen manejo del departamento de reservas en un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área.

    Funciones del Agente de Reservas de un hotel

    El agente o auxiliar de reservas es una figura muy importante, debido a que brinda un soporte indispensable para el correcto manejo de las reservas del hotel. Es por ello que veremos que hace y cu√°les son las funciones del agente o auxiliar de reservaciones en un hotel:

    • Recopilar los documentos de los clientes que desean pagar por adelantado su reservaci√≥n y enviarlas a ingresos para efectuar el pago en tarjeta de cr√©dito.
    • Verificar los dep√≥sitos de agencias de viajes de prepago.
    • Saber el manejo de plataformas de reservas en l√≠nea (Booking, Expedia, Airbnb, entre otras).
    • Enviar soportes de comisiones al departamento de contabilidad para efectuar el pago a las agencias de viajes y vendedores independientes.
    • Elaborar un reporte de clientes no show y enviarlo al departamento de contabilidad en un hotel, si la reserva fue cobrada con tarjeta de cr√©dito o d√©bito.
    • Informar y enviar un reporte al gerente de reservaciones ante cualquier eventualidad con alguna reserva.
    • Ingresar al sistema todas las reservas hechas por los clientes en plataformas de reserva en l√≠nea y confirmarlas.
    • Recibir las reservas y enviar una confirmaci√≥n por correo electr√≥nico.
    • Enviar cada dep√≥sito realizado por las agencias de viajes o clientes al departamento de contabilidad para su validaci√≥n.
    • Atender solicitudes grupales e individuales de reservaciones.
    • Comprobar en el sistema del hotel la disponibilidad de habitaciones y confirmar los cupos disponibles.
    • Atender todas las reservaciones de alojamiento que reciba el hotel.
    • Actualizar en el sistema las cancelaciones de reservas recibidas y enviar un reporte a los departamentos correspondientes.
    • Mantener actualizada la base de datos de reservas.
    • Vender habitaciones y servicios adicionales del hotel.
    • Modificar la reservaci√≥n de un cliente, si este lo solicita y es posible aplicar los cambios.
    • Manejar los distintos formularios impresos y digitales del hotel.
    • Informar al departamento de recepci√≥n acerca de reservas especiales.
    • Colocar en sistemas notas con observaciones relacionada con alguna reserva; cumplea√Īos, boda, aniversario, repitente, VIP, alguna discapacidad, alergias, entre otras.
    • Cambiar fechas de llegadas, en caso de que el cliente lo solicite y sea posible.
    • Contestar todos los mensajes de correo relacionados con reservas.
    • Tramitar los reembolsos de reservaciones que tienen un dep√≥sito previo.
    • Llenar y enviar recibos de pago a clientes.
    • Dise√Īar en la computadora gr√°ficas que muestren el nivel de ocupaci√≥n del hotel. Le ser√° m√°s f√°cil al resto empleados comprender la informaci√≥n.
    • Responder llamadas telef√≥nicas de clientes que realizar una reserva u obtener mayor informaci√≥n.
    • Promover y captar reservas para el hotel.

    ¬ŅQu√© es un agente de reservas?

    Un agente de reservas es la persona responsable de atender las reservaciones solicitadas por agencias de viajes e integrarlas al sistema del hotel y confirmarlas. También el agente de reservas o reservacionista brinda un soporte indispensable para el buen manejo del departamento de reservaciones de un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área.

    ¬ŅQu√© se necesita para aplicar al empleo agente de reservas de un hotel?

    Para ser agente o auxiliar de reservas en un hotel y aplicar a este empleo se necesita dominar y estudiar los siguientes temas:

    • Haber realizado capacitaciones relacionadas con el √°rea de turismo y hoteler√≠a.
    • Dominar varios idiomas extranjeros, tanto oral como escrito (el ingl√©s en un gran inicio). De preferencia, los idiomas de los clientes que representen un mayor volumen para el hotel.
    • Poseer experiencia en el puestos. En caso de no tenerla, puedes optar por aplicar a una pasant√≠a en el hotel que deseas trabajar.
    • Los empleos agente de reservaciones requieren que poseas unas excelentes habilidades de servicio al cliente y comunicaci√≥n.
    • Manejar el paquete de oficina de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) y sistemas inform√°ticos utilizados por el hotel.
    • Ser capaz de promover y captar reservas para el hotel.
    • Brindar una experiencia de alojamiento √≥ptima al hu√©sped.
    • Manejar plataformas de reservas digitales; Booking, Expedia, Airbnb, entre otras.

    Imagen: pixabay.com

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