Un agente de reservas en un hotel, también conocido como auxiliar de reservas, es la persona responsable de atender las reservaciones solicitadas por agencias de viajes e integrarlas al sistema del hotel y confirmarlas. El agente de reservas ayuda al buen manejo del departamento de reservas en un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área.
Funciones del Agente de Reservas de un hotel
El agente o auxiliar de reservas es una figura muy importante, debido a que brinda un soporte indispensable para el correcto manejo de las reservas del hotel. Es por ello que veremos que hace y cuáles son las funciones del agente o auxiliar de reservaciones en un hotel:
- Recopilar los documentos de los clientes que desean pagar por adelantado su reservación y enviarlas a ingresos para efectuar el pago en tarjeta de crédito.
- Verificar los depósitos de agencias de viajes de prepago.
- Saber el manejo de plataformas de reservas en línea (Booking, Expedia, Airbnb, entre otras).
- Enviar soportes de comisiones al departamento de contabilidad para efectuar el pago a las agencias de viajes y vendedores independientes.
- Elaborar un reporte de clientes no show y enviarlo al departamento de contabilidad en un hotel, si la reserva fue cobrada con tarjeta de crédito o débito.
- Informar y enviar un reporte al gerente de reservaciones ante cualquier eventualidad con alguna reserva.
- Ingresar al sistema todas las reservas hechas por los clientes en plataformas de reserva en línea y confirmarlas.
- Recibir las reservas y enviar una confirmación por correo electrónico.
- Enviar cada depósito realizado por las agencias de viajes o clientes al departamento de contabilidad para su validación.
- Atender solicitudes grupales e individuales de reservaciones.
- Comprobar en el sistema del hotel la disponibilidad de habitaciones y confirmar los cupos disponibles.
- Atender todas las reservaciones de alojamiento que reciba el hotel.
- Actualizar en el sistema las cancelaciones de reservas recibidas y enviar un reporte a los departamentos correspondientes.
- Mantener actualizada la base de datos de reservas.
- Vender habitaciones y servicios adicionales del hotel.
- Modificar la reservación de un cliente, si este lo solicita y es posible aplicar los cambios.
- Manejar los distintos formularios impresos y digitales del hotel.
- Informar al departamento de recepción acerca de reservas especiales.
- Colocar en sistemas notas con observaciones relacionada con alguna reserva; cumpleaños, boda, aniversario, repitente, VIP, alguna discapacidad, alergias, entre otras.
- Cambiar fechas de llegadas, en caso de que el cliente lo solicite y sea posible.
- Contestar todos los mensajes de correo relacionados con reservas.
- Tramitar los reembolsos de reservaciones que tienen un depósito previo.
- Llenar y enviar recibos de pago a clientes.
- Diseñar en la computadora gráficas que muestren el nivel de ocupación del hotel. Le será más fácil al resto empleados comprender la información.
- Responder llamadas telefónicas de clientes que realizar una reserva u obtener mayor información.
- Promover y captar reservas para el hotel.
¿Qué es un agente de reservas?
Un agente de reservas es la persona responsable de atender las reservaciones solicitadas por agencias de viajes e integrarlas al sistema del hotel y confirmarlas. También el agente de reservas o reservacionista brinda un soporte indispensable para el buen manejo del departamento de reservaciones de un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área.
¿Qué se necesita para aplicar al empleo agente de reservas de un hotel?
Para ser agente o auxiliar de reservas en un hotel y aplicar a este empleo se necesita dominar y estudiar los siguientes temas:
- Haber realizado capacitaciones relacionadas con el área de turismo y hotelería.
- Dominar varios idiomas extranjeros, tanto oral como escrito (el inglés en un gran inicio). De preferencia, los idiomas de los clientes que representen un mayor volumen para el hotel.
- Poseer experiencia en el puestos. En caso de no tenerla, puedes optar por aplicar a una pasantía en el hotel que deseas trabajar.
- Los empleos agente de reservaciones requieren que poseas unas excelentes habilidades de servicio al cliente y comunicación.
- Manejar el paquete de oficina de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) y sistemas informáticos utilizados por el hotel.
- Ser capaz de promover y captar reservas para el hotel.
- Brindar una experiencia de alojamiento óptima al huésped.
- Manejar plataformas de reservas digitales; Booking, Expedia, Airbnb, entre otras.
Imagen: pixabay.com
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