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Agente de Reservas en un hotel: Conoce sus funciones

Un agente de reservas en un hotel, también conocido como auxiliar de reservas, es la persona responsable de atender las reservaciones solicitadas por agencias de viajes e integrarlas al sistema del hotel y confirmarlas. El agente de reservas ayuda al buen manejo del departamento de reservas en un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área.

Funciones del Agente de Reservas de un hotel

El agente o auxiliar de reservas es una figura muy importante, debido a que brinda un soporte indispensable para el correcto manejo de las reservas del hotel. Es por ello que veremos que hace y cu√°les son las funciones del agente o auxiliar de reservaciones en un hotel:

  • Recopilar los documentos de los clientes que desean pagar por adelantado su reservaci√≥n y enviarlas a ingresos para efectuar el pago en tarjeta de cr√©dito.
  • Verificar los dep√≥sitos de agencias de viajes de prepago.
  • Saber el manejo de plataformas de reservas en l√≠nea (Booking, Expedia, Airbnb, entre otras).
  • Enviar soportes de comisiones al departamento de contabilidad para efectuar el pago a las agencias de viajes y vendedores independientes.
  • Elaborar un reporte de clientes no show y enviarlo al departamento de contabilidad en un hotel, si la reserva fue cobrada con tarjeta de cr√©dito o d√©bito.
  • Informar y enviar un reporte al gerente de reservaciones ante cualquier eventualidad con alguna reserva.
  • Ingresar al sistema todas las reservas hechas por los clientes en plataformas de reserva en l√≠nea y confirmarlas.
  • Recibir las reservas y enviar una confirmaci√≥n por correo electr√≥nico.
  • Enviar cada dep√≥sito realizado por las agencias de viajes o clientes al departamento de contabilidad para su validaci√≥n.
  • Atender solicitudes grupales e individuales de reservaciones.
  • Comprobar en el sistema del hotel la disponibilidad de habitaciones y confirmar los cupos disponibles.
  • Atender todas las reservaciones de alojamiento que reciba el hotel.
  • Actualizar en el sistema las cancelaciones de reservas recibidas y enviar un reporte a los departamentos correspondientes.
  • Mantener actualizada la base de datos de reservas.
  • Vender habitaciones y servicios adicionales del hotel.
  • Modificar la reservaci√≥n de un cliente, si este lo solicita y es posible aplicar los cambios.
  • Manejar los distintos formularios impresos y digitales del hotel.
  • Informar al departamento de recepci√≥n acerca de reservas especiales.
  • Colocar en sistemas notas con observaciones relacionada con alguna reserva; cumplea√Īos, boda, aniversario, repitente, VIP, alguna discapacidad, alergias, entre otras.
  • Cambiar fechas de llegadas, en caso de que el cliente lo solicite y sea posible.
  • Contestar todos los mensajes de correo relacionados con reservas.
  • Tramitar los reembolsos de reservaciones que tienen un dep√≥sito previo.
  • Llenar y enviar recibos de pago a clientes.
  • Dise√Īar en la computadora gr√°ficas que muestren el nivel de ocupaci√≥n del hotel. Le ser√° m√°s f√°cil al resto empleados comprender la informaci√≥n.
  • Responder llamadas telef√≥nicas de clientes que realizar una reserva u obtener mayor informaci√≥n.
  • Promover y captar reservas para el hotel.

¬ŅQu√© es un agente de reservas?

Un agente de reservas es la persona responsable de atender las reservaciones solicitadas por agencias de viajes e integrarlas al sistema del hotel y confirmarlas. También el agente de reservas o reservacionista brinda un soporte indispensable para el buen manejo del departamento de reservaciones de un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área.

¬ŅQu√© se necesita para aplicar al empleo agente de reservas de un hotel?

Para ser agente o auxiliar de reservas en un hotel y aplicar a este empleo se necesita dominar y estudiar los siguientes temas:

  • Haber realizado capacitaciones relacionadas con el √°rea de turismo y hoteler√≠a.
  • Dominar varios idiomas extranjeros, tanto oral como escrito (el ingl√©s en un gran inicio). De preferencia, los idiomas de los clientes que representen un mayor volumen para el hotel.
  • Poseer experiencia en el puestos. En caso de no tenerla, puedes optar por aplicar a una pasant√≠a en el hotel que deseas trabajar.
  • Los empleos agente de reservaciones requieren que poseas unas excelentes habilidades de servicio al cliente y comunicaci√≥n.
  • Manejar el paquete de oficina de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) y sistemas inform√°ticos utilizados por el hotel.
  • Ser capaz de promover y captar reservas para el hotel.
  • Brindar una experiencia de alojamiento √≥ptima al hu√©sped.
  • Manejar plataformas de reservas digitales; Booking, Expedia, Airbnb, entre otras.

Imagen: pixabay.com

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