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Asistente Administrativa (o) en un hotel: Funciones clave

asistente administrativo hotelero

Un asistente administrativo (a) en un hotel, también conocido como ayudante o auxiliar administrativo, es una persona responsable de ayudar en la gestión y fluidez en el área administrativa de un hotel. El asistente administrativo de un hotel se enfoca en las tareas administrativas del área gerencial del establecimiento hotelero, tales como recibir llamadas, contestar correos electrónicos, sacar copias de archivos, redactar, archivar y revisar documentos, gestionar la agenda, interactuar con clientes y demás departamentos, entro otras.

Índice

Funciones de un Asistente Administrativo en un hotel

El asistente administrativo hotelero es un puesto muy importante para todos los departamentos que componen un organigrama de un hotel, porque le permite a los encargados departamentales concentrarse en que sus √°reas funcionen con eficiencia y cumplan con los objetivos del hotel. Las principales funciones y responsabilidades de un asistente o auxiliar administrativo en un hotel son:

  • Brindar asistencia a la gerencia en las tareas rutinarias del departamento.
  • Ayudar en la gesti√≥n y fluidez en el √°rea administrativa de un hotel.
  • Gestionar llamadas telef√≥nicas, correos electr√≥nicos, correspondencia, WhatsApp y faxes (entrantes y salientes).
  • Administrar y organizar la agenda del encargado departamental, coordinando las distintas actividades pendientes programadas.
  • Interactuar con clientes y dem√°s departamentos, al igual que asistirlos en sus consultas.
  • Gestionar los archivos y sistemas de informaci√≥n del establecimiento hotelero.
  • Redactar y revisar documentos, como formularios, presentaciones, memor√°ndum, hojas de c√°lculo de Excel, recibos, contratos, informes, propuestas, bases de datos, entre otros.
  • Estar pendiente a detalles que el gerente puede pasar por alto.
  • Dar sugerencias acerca de procedimientos que pueden mejorar. Considera que el trabajo asistente administrativa maneja mucha informaci√≥n e interact√ļa con varias personas, esto le permite ver cosas que pueden cambiar.
  • Detectar necesidades y anticipar soluciones a partir del an√°lisis de los datos disponibles y del √°rea.
  • Recibir los visitantes del hotel y guiarlos a su destino.
  • Archivar y organizar documentos f√≠sicos y digitales, tales como reportes, formularios, facturas, correos electr√≥nicos, entre otros.
  • Escanear los documentos f√≠sicos para crear copias digitales de respaldo.
  • Imprimir documentos digitales para archivar copias impresas y tambi√©n entreg√°rselas al personal que los pudiera necesitar.
  • Realizar fotocopias de documentos.
  • Realizar mantenimiento de las base de datos.
  • Mantener actualizados los manuales de procedimientos, gu√≠as, organigramas, listas de contactos, entra otros.
  • Entregar a la gerencia propuestas que env√≠an los proveedores del hotel.
  • Coordinar y agendar reuniones de negocios y laborales, entrevistas de trabajo, citas, eventos corporativos, entre otras, al igual que encargarse de la log√≠stica.
  • Gestionar y controlar los documentos e informaciones confidenciales del hotel.
  • Desarrollar tareas de relaciones p√ļblicas en el hotel.
  • Mantener su √°rea de trabajo limpia y ordenada.
  • Realizar procesos b√°sicos de contabilidad financiera, como estimaciones de ingresos y gastos, presupuestos y cotizaciones.
  • Verificar que se cumpla el presupuesto asignado al departamento.
  • Recordar cumplea√Īos. Puede parecer poco, pero un empleado agradecer√° que le festejen su cumplea√Īos.

¬ŅCon qui√©n trabaja un asistente en hoteler√≠a y turismo?

En las áreas de hotelería y turismo, el asistente administrativo trabaja con los gerente de los departamentos de un hotel o empresa turística y los asistentes de cada área. En hoteles grandes y medianos, a cada encargado departamental se le suele asignar un asistente administrativo, que se encargue de las tareas rutinarias. Estos suelen brindar soporte a los siguientes gerentes o jefes departamentales:

¬ŅCon cu√°les departamentos trabaja una asistente administrativa (o)?

En hoteles grandes y medianos, un asistente administrativo puede ser asignado a los siguientes departamentos y con su trabajo ayudar a la gerencia del √°rea a cumplir las metas asignadas:

¬ŅQu√© es una asistente administrativa en un hotel?

Una asistente administrativa en un hotel es la persona encargada de ayudar en la gesti√≥n y fluidez en el √°rea administrativa de un hotel. Una asistente administrativa en un hotel recibe llamadas, contesta correos electr√≥nicos, saca fotocopias, redacta, archiva y revisa documentos, gestiona la agenda del encargado departamental, interact√ļa y brinda asistencia a clientes y dem√°s departamentos, entre otras funciones.

¬ŅQu√© se necesita para ser asistente administrativa (a) de un hotel?

Para ser asistente administrativo de un hotel se necesita dominar y estudiar los siguientes temas:

  • Manejar el paquete de office (Word, Excel, PowerPoint), muy utilizado en los hoteles.
  • Ser graduado (a) de administraci√≥n de empresas tur√≠sticas y hotelera, contabilidad, mercadeo o carreras afines.
  • Habar cursado una capacitaci√≥n relacionada con la gesti√≥n del tiempo y agenda, secretariado, contabilidad b√°sica, computaci√≥n, entra otras.
  • Poseer experiencia en puestos similares. En caso de no poseer experiencia, puedes solicitar una pasant√≠a en el hotel para el empleo de asistente administrativa.
  • Dominar el idioma ingl√©s, o de preferencia los idiomas que representante al mayor flujo de clientes para el hotel.
  • Manejar el sistema de reservas del hotel. Si el trabajo de asistente administrativa es para el departamento de recepci√≥n o departamento de reservas, a ti te era √ļtil.
  • Contar con habilidades sociales: manejo interpersonal, comunicaci√≥n, empat√≠a.
  • Saber redactar documentos.

¬ŅC√≥mo se llama el asistente de un hotel?

Al asistente de un hotel se le llama asistente administrativa (o), este es responsable de asistir al encargado departamental en tareas administrativas y ayudar en la gestión y fluidez de los departamentos de un hotel. Entre las tareas del asistente administrativo de un hotel se encuentran recibir llamadas, contestar correos electrónicos, sacar copias de archivos, redactar, archivar y revisar documentos, gestionar la agenda, interactuar con clientes y demás departamentos, entro otras.

Otros autores suelen llamar al recepcionista de hotel como el asistente de un hotel, debido a que es la persona que asiste a los huéspedes durante su llegada, estadía y salida del establecimiento. Todo dependerá del contexto en que se utilice el término de asistente de un hotel.

Imagen: pixabay.com

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