Asistente Administrativa (o) en un hotel: Funciones clave

Un asistente administrativo (a) en un hotel, también conocido como ayudante o auxiliar administrativo, es una persona responsable de ayudar en la gestión y fluidez en el área administrativa de un hotel. El asistente administrativo de un hotel se enfoca en las tareas administrativas del área gerencial del establecimiento hotelero, tales como recibir llamadas, contestar correos electrónicos, sacar copias de archivos, redactar, archivar y revisar documentos, gestionar la agenda, interactuar con clientes y demás departamentos, entro otras.

Funciones de un Asistente Administrativo en un hotel

El asistente administrativo hotelero es un puesto muy importante para todos los departamentos que componen un organigrama de un hotel, porque le permite a los encargados departamentales concentrarse en que sus áreas funcionen con eficiencia y cumplan con los objetivos del hotel. Las principales funciones y responsabilidades de un asistente o auxiliar administrativo en un hotel son:

• Brindar asistencia a la gerencia en las tareas rutinarias del departamento.
• Ayudar en la gestión y fluidez en el área administrativa de un hotel.
• Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos, correspondencia, WhatsApp y faxes (entrantes y salientes).
• Administrar y organizar la agenda del encargado departamental, coordinando las distintas actividades pendientes programadas.
• Interactuar con clientes y demás departamentos, al igual que asistirlos en sus consultas.
• Gestionar los archivos y sistemas de información del establecimiento hotelero.
• Redactar y revisar documentos, como formularios, presentaciones, memorándum, hojas de cálculo de Excel, recibos, contratos, informes, propuestas, bases de datos, entre otros.
• Estar pendiente a detalles que el gerente puede pasar por alto.
• Dar sugerencias acerca de procedimientos que pueden mejorar. Considera que el trabajo asistente administrativa maneja mucha información e interactúa con varias personas, esto le permite ver cosas que pueden cambiar.
• Detectar necesidades y anticipar soluciones a partir del análisis de los datos disponibles y del área.
• Recibir los visitantes del hotel y guiarlos a su destino.
• Archivar y organizar documentos físicos y digitales, tales como reportes, formularios, facturas, correos electrónicos, entre otros.
• Escanear los documentos físicos para crear copias digitales de respaldo.
• Imprimir documentos digitales para archivar copias impresas y también entregárselas al personal que los pudiera necesitar.
• Realizar fotocopias de documentos.
• Realizar mantenimiento de las base de datos.
• Mantener actualizados los manuales de procedimientos, guías, organigramas, listas de contactos, entra otros.
• Entregar a la gerencia propuestas que envían los proveedores del hotel.
• Coordinar y agendar reuniones de negocios y laborales, entrevistas de trabajo, citas, eventos corporativos, entre otras, al igual que encargarse de la logística.
• Gestionar y controlar los documentos e informaciones confidenciales del hotel.
• Desarrollar tareas de relaciones públicas en el hotel.
• Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.
• Realizar procesos básicos de contabilidad financiera, como estimaciones de ingresos y gastos, presupuestos y cotizaciones.
• Verificar que se cumpla el presupuesto asignado al departamento.
• Recordar cumpleaños. Puede parecer poco, pero un empleado agradecerá que le festejen su cumpleaños.

¿Con quién trabaja un asistente en hotelería y turismo?

En las áreas de hotelería y turismo, el asistente administrativo trabaja con los gerente de los departamentos de un hotel o empresa turística y los asistentes de cada área. En hoteles grandes y medianos, a cada encargado departamental se le suele asignar un asistente administrativo, que se encargue de las tareas rutinarias. Estos suelen brindar soporte a los siguientes gerentes o jefes departamentales:

¿Con cuáles departamentos trabaja una asistente administrativa (o)?

En hoteles grandes y medianos, un asistente administrativo puede ser asignado a los siguientes departamentos y con su trabajo ayudar a la gerencia del área a cumplir las metas asignadas:

¿Qué es una asistente administrativa en un hotel?

Una asistente administrativa en un hotel es la persona encargada de ayudar en la gestión y fluidez en el área administrativa de un hotel. Una asistente administrativa en un hotel recibe llamadas, contesta correos electrónicos, saca fotocopias, redacta, archiva y revisa documentos, gestiona la agenda del encargado departamental, interactúa y brinda asistencia a clientes y demás departamentos, entre otras funciones.

¿Qué se necesita para ser asistente administrativa (a) de un hotel?

Para ser asistente administrativo de un hotel se necesita dominar y estudiar los siguientes temas:

• Manejar el paquete de office (Word, Excel, PowerPoint), muy utilizado en los hoteles.
• Ser graduado (a) de administración de empresas turísticas y hotelera, contabilidad, mercadeo o carreras afines.
• Habar cursado una capacitación relacionada con la gestión del tiempo y agenda, secretariado, contabilidad básica, computación, entra otras.
• Poseer experiencia en puestos similares. En caso de no poseer experiencia, puedes solicitar una pasantía en el hotel para el empleo de asistente administrativa.
• Dominar el idioma inglés, o de preferencia los idiomas que representante al mayor flujo de clientes para el hotel.
• Manejar el sistema de reservas del hotel. Si el trabajo de asistente administrativa es para el departamento de recepción o departamento de reservas, a ti te era útil.
• Contar con habilidades sociales: manejo interpersonal, comunicación, empatía.
• Saber redactar documentos.

¿Cómo se llama el asistente de un hotel?

Al asistente de un hotel se le llama asistente administrativa (o), este es responsable de asistir al encargado departamental en tareas administrativas y ayudar en la gestión y fluidez de los departamentos de un hotel. Entre las tareas del asistente administrativo de un hotel se encuentran recibir llamadas, contestar correos electrónicos, sacar copias de archivos, redactar, archivar y revisar documentos, gestionar la agenda, interactuar con clientes y demás departamentos, entro otras.

Otros autores suelen llamar al recepcionista de hotel como el asistente de un hotel, debido a que es la persona que asiste a los huéspedes durante su llegada, estadía y salida del establecimiento. Todo dependerá del contexto en que se utilice el término de asistente de un hotel.

Imagen: pixabay.com

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