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Departamento de Botones o Conserjería en un hotel: Funciones clave

departamento de botones

El departamento de botones, también conocido como el departamento conserjería o bellboy, es la sección del hotel responsable de brindarle un servicio personalizado al huésped desde el momento de su llegada hasta la salida, siendo la primera imagen que tiene el cliente del servicio. Además, un departamento de botones en un hotel se encarga de manejar el equipaje de los huéspedes, cuidar temporalmente las maletas, mostrar las habitaciones, entregar la mensajería y paquetes del establecimiento hotelero, entre otras funciones.

Este departamento suele estar presente en hoteles de mayor tamaño, por el gran volumen de clientes y las diversas funciones que debe ejecutar.

Funciones del departamento de conserjería de un hotel

Las principales funciones del departamento de conserjería en un hotel son las siguientes:

  • Brindar un servicio personalizado al huésped desde el momento de su llegada hasta su salida del hotel.
  • Atender al cliente desde que llega al hotel.
  • Entregar y recibir las llaves de los huéspedes.
  • Informar la llegada de los clientes a los distintos departamentos del hotel.
  • Asistir a las necesidades y orientar al cliente.
  • Distribuir la correspondencia (mensajes, regalos, paquetes y notas) entre las habitaciones y oficinas.
  • Ofrecer el servicio de llamada despertador (wake up call) que soliciten los huéspedes.
  • Recomendar actividades, eventos, atractivos turísticos y otros temas de interés para los huéspedes.
  • Asistir en la solución de problemas y cambio de habitaciones.
  • Recibir y llevar el equipaje de los huéspedes a la habitación asignada, manejando las pertenencias con cuidado. Se suele colocar un sticker (etiqueta) en las maletas con el número de habitación.
  • Cuidar temporalmente cada valija.
  • Transportar a los huéspedes a las distintas áreas del hotel. Existen hoteles que tiene un transporte asignado para tales fines, con una ruta establecida.
  • Llevar a los clientes a su habitación asignada.
  • Solicitar los traslado que requiera el cliente; transfer, taxi, bus privado, alquiler de vehículos, entre otros.
  • Preparar programas de entrenamiento para el personal de botones, conserjería o bell boy.
  • Reportar al departamento de recepción cualquier comentarios negativo, queja del cliente o anomalía.
  • Supervisar que se cumplan las normas y los procedimientos establecidos por la empresa hotelera.
  • Estacionar el vehículo del cliente.
  • Supervisar el trabajo del equipo de botones, conserjería o bell boy.
  • Revisar que cada habitación y área común este en óptima condiciones.
  • Auxiliar al huéspedes al momento de su salida.
  • Aumentar las ventas del hotel, mediante la recomendación de servicios adicionales.
  • Vigilar y reportar anomalías que puedan ser un peligro para el personal y huéspedes del hotel. Aquí sirve de soporte al departamento de seguridad.
  • Transmitir a los clientes llamadas telefónicas, correspondencia o mensajes recibidos durante su estadía.
  • Controlar, almacenar y transportar el equipaje de los clientes.
  • Estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Para lograrlo, se divide el horario de trabajo en 3 turnos de 8 horas.
  • Guiar al huésped en las distintas áreas del hotel.
  • Elaborar un proceso preestablecido que el botones, maletero o bell boy seguirá durante el trayecto de la recepción a la habitación. Este podría incluir: mencionar el apellido del cliente, facilidades incluidas en el hotel, distintos horarios de atención e informaciones generales de la ciudad. El punto es complementar la bienvenida que hizo el recepcionista de hotel y mostrar cierto nivel de cordialidad.
  • Realizar reservaciones anticipadas de servicios con la ayuda del concierge.
  • Entregar el periódico del día y regalos de bienvenida, a los clientes hospedados en el hotel. Esta práctica la suelen utilizar las cadenas hoteleras y hoteles de ciudad.
  • Evaluar el nivel de satisfacción de los clientes al momento de salir del hotel.

Organigrama del departamento de conserjería en un hotel

Un organigrama del departamento de conserjería en un hotel es un representación gráfica de la organización del área de botones, conserjería o bell boy en un hotel. Este se adapta a las necesidades del establecimiento hotelero. Aquí te presento un ejemplo de un organigrama del departamento de bell boy de un hotel:

organigrama del departamento de botones

Descarga este organigrama del departamento de botones en un hotel

Puedes descargar gratis este organigrama de botones de un hotel, en los formatos de imagen, PDF y PowerPoint, a continuación:

descargar organigrama hotel gratis

Aspectos a considerar

  • Confeccionar un organigrama de un hotel es muy importante, porque permite que todos los miembros del departamento de consejería en un hotel conozcan su ubicación en la jerarquía y a qué puesto avanzar.
  • En su descripción, el organigrama debe incluir las tareas y funciones que debe realizar cada personal. También las responsabilidades y derechos relacionados con el puesto de trabajo.
  • Jefes y subordinados directos.
  • Departamentalización del hotel.
  • Emplazamiento y dependencia al departamento al que pertenece.

¿Qué personal trabaja en el departamento de botones?

Si bien el departamento de botones de un hotel forma parte del departamento de recepción, su personal se concentra más en tareas relacionadas con equipajes, correspondencia, llaves de habitación, entre otras. Aquí podrás encontrar el personal que trabaja en el departamento de conserjería en un hotel y sus funciones:

¿Con qué departamentos se relaciona el departamento de botones?

Por su naturaleza, el departamento de botones debe relacionarse con todos los departamentos que forman parte de un hotel. Los principales departamentos que se relacionan con el departamento de bellboy son los siguientes:

Importancia del departamento de bell boy

La importancia del departamento de bell boy radica en ser de las primeras secciones del hotel en atender a los huéspedes cuando llegan al hotel, esto tiene una gran influencia en la percepción que tiene el cliente del servicio prestado por el establecimiento hotelero. Además, un departamento de bellboy bien entrenado puede ayudar a aumentar las ventas, con el simple de hecho de recomendar servicios adicionales.

¿Qué es el departamento de conserjería de un hotel?

El departamento de conserjería de un hotel es el área de un establecimiento hotelero responsable de ofrecerle un servicio personalizado al huésped desde el momento de su llegada hasta la salida. Además, el departamento de conserjería de un hotel también se encarga de manejar el equipaje de los huéspedes, cuidar temporalmente las maletas, mostrar las habitaciones, entregar la mensajería y paquetes del establecimiento hotelero, entre otras funciones mencionadas en este artículo.

¿Qué es el Departamento de bell boy?

El departamento de bell boy es la sección del hotel encargada de brindarle un servicio personalizado al huésped desde el momento de su llegada hasta la salida. El departamento de bell boy también es responsable de manejar el equipaje de los huéspedes, cuidar temporalmente las maletas, mostrar las habitaciones, entregar la mensajería y paquetes del establecimiento hotelero, entre otras funciones mencionadas en este artículo.

Imagen: pixabay.com

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