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Gerente de Reservaciones de un hotel: Funciones clave

    gerente de reservas

    El Gerente de Reservaciones de un hotel, también conocido como jefe o encargado de reservaciones, es la persona responsable de organizar, dirigir y controlar los procesos del departamento de reservas de un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área. Un gerente de reservaciones busca garantizar la satisfacción de los clientes, asegurando el correcto manejo de las reservas.

    Funciones del Gerente de Reservaciones de un hotel

    El gerente o jefe de reservaciones es un figura muy importante, debido a que verifica el correcto manejo de las reservas de los huéspedes del hotel. Es por ello que veremos que hace el jefe de reservas y cuáles son las funciones del gerente de reservaciones en un hotel:

    • Organizar, dirigir y controlar el departamento de reservas de un hotel.
    • Llevar un control y seguimiento de clientes prepagos de agencias de viaje sin cr√©dito.
    • Captar y manejar las solicitudes de reservas.
    • Coordinar¬†con el departamento de recepci√≥n y el departamento de ama de llaves las habitaciones disponibles.
    • Gestionar la disponibilidad de habitaciones, cercior√°ndose del nivel de ocupaci√≥n y realizando previsiones correctos, con el fin de evitar errores como overbooking o ventas bajas.
    • Elaborar un archivo de soportes de cada reservaci√≥n, organizado por fecha de llegada, nombres de clientes (alfab√©ticamente) y agencia de viaje. Este documento es muy √ļtil para la recepci√≥n.
    • Supervisar el ingreso de reservas al sistema operativo del establecimiento hotelero.
    • Determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de cada tipo de habitaci√≥n, tomar y confirmar las reservas.
    • Ingresar los bloqueos de grupos, generar paquetes, dependiendo de los contratos de grupo, ingresar la lista de habitaciones y efectuar los cambios necesarios, antes de que llegue el grupo.
    • Seleccionar y supervisar el entrenamiento de los nuevos empleados, en coordinaci√≥n con el departamento de recursos humanos del hotel.
    • Organizar actividades, no relacionas con el trabajo, para mantener al equipo de reservas motivado. Ejemplo: festejar cumplea√Īos.
    • Elaborar reportes e informes a la gerencia del hotel.
    • Asegurarse que el departamento transmita una imagen de amabilidad y eficiencia al brindar el servicio a los clientes.
    • Manejar con agilidad las solicitudes de alojamiento de los clientes, asegur√°ndose de que toda reservaci√≥n sea contestada el mismo d√≠a.
    • Buscar obtener el 100% de la ocupaci√≥n del hotel, sin llegar a la sobreventa de habitaciones.
    • Promover aquellas habitaciones que sean m√°s rentables para el hotel, para generar los mejores beneficios para el establecimiento.
    • Preparar un reporte mensual de las reservaciones recibidas. Por lo general, se elabora al final de mes.
    • Enviar las comisiones a agencias de viajes, vendedores independientes y plataformas de reservaciones en l√≠nea.
    • Conocer el manejo de plataformas digitales de reservaci√≥n hotelera (Booking, Expedia, Airbnb, entre otras).
    • Tomar reservaciones individuales y grupales.
    • Elaborar y archivar documentos (planning, hoja y libro de reservas).
    • Informar a los dem√°s departamentos del hotel acerca las habitaciones disponibles y nivel de ocupaci√≥n.
    • Asignar habitaciones, dependiendo de la reservaci√≥n y petici√≥n de clientes. Existen hoteles que asignan habitaciones especiales a clientes miembros, repitentes, VIP o con actividades especiales (bodas, cumplea√Īos, aniversarios…).
    • Conocer las distintas habitaciones disponibles en el hotel, sus caracter√≠sticas, ubicaci√≥n y distribuci√≥n.
    • Saber los servicios que ofrece el hotel, sus instalaciones y facilidades adicionales.
    • Aplicar las normas, procedimientos y pol√≠ticas establecidas por el hotel.
    • Recibir, registrar y controlar los cambios, extensiones, notificaciones y cancelaciones de futuros hu√©spedes del hotel.
    • Preparar el rooming list semanal, mensual y anual. Este debe entregarse al gerente de recepci√≥n para que sepa con antelaci√≥n la ocupaci√≥n futura del hotel, al igual que las listas de clientes VIP esperados.

    ¬ŅQu√© es el gerente de reservaciones?

    El gerente de reservaciones es la persona responsable de garantizar la satisfacción de los clientes de un hotel, mediante el buen manejo de los procesos del departamento de reservaciones de un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área.

    ¬ŅQue se necesita para ser gerente de reservas de un hotel?

    Para ser gerente de reservas o reservaciones de un hotel se necesita dominar y estudiar los siguientes temas:

    • Poseer una formaci√≥n universitaria en Hosteler√≠a y Turismo, Administraci√≥n Tur√≠stica o √°reas afines.
    • Tener experiencia en puestos relacionados. Algunos hoteles pueden solicitar experiencia en el tipo de hotel que se desea trabajar.
    • Dominar varios idiomas extranjeros, tanto oral como escrito (el ingl√©s en un gran inicio). De preferencia, los idiomas de los clientes que representen un mayor volumen para el hotel.
    • Ser capaz de liderar y motivar personas.
    • Manejar el paquete de oficina de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) y sistemas inform√°ticos utilizados por el hotel.
    • Contar con excelentes habilidades de servicio al cliente y comunicaci√≥n.

    Imagen: pixabay.com

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