jefe de telefonos de un hotel

Jefe de Teléfonos de un hotel: Conoce sus funciones

Un jefe de teléfonos de un hotel, también conocido como gerente, encargado o supervisor de teléfonos, es la persona responsable de coordinar, orientar y supervisar las tareas diarias de los telefonista de un hotel. El jefe de teléfonos de un hotel dirige al departamento de teléfonos y es subordinado directo del gerente de recepción.

Funciones del jefe de teléfonos en un hotel

El jefe o gerente de teléfonos en un hotel es un puesto muy indispensable para todos los departamentos del hotel, puesto que es quien dirige el departamento responsable de la comunicación del hotel, teléfonos, considerado como la sangre que irriga un organismo. Las principales funciones del jefe de teléfonos en un hotel son las siguientes:

  • Coordinar, orientar y supervisar al personal del departamento de teléfonos.
  • Verificar que los equipos de comunicación y trabajo sean manejados de manera correcta y con cuidado.
  • Asegurar que el departamento de teléfonos este en funcionamiento las 24 horas del día, los 7 días de las de la semana.
  • Tomar medidas para prevenir y corregir errores.
  • Canalizar las quejas y recomendaciones del servicio a los huéspedes.
  • Seleccionar, contratar, entrenar y capacitar al personal de teléfonos.
  • Supervisar la presentación, el servicio y la puntualidad de cada colaborador.
  • Asignar los turnos u horarios que cubrirá cada telefonista de un hotel; cada personal trabaja en una jornada de 8 horas diarias, y se deben cubrir tres turnos. Como encargado o jefe de telefonía debe asegurarse que siempre existan telefonistas atendiendo las llamadas.
  • Reportar el tiempo en que trabajo cada telefonista.
  • Autorizar los permisos, días libres y vacaciones del personal.
  • Asignar la tareas a realizar por cada empleado.
  • Mantener motivado al equipo de teléfonos.
  • Mantener un ambiente de trabajo armonioso y digno de trabajar ahí.
  • Vigilar que el conmutador telefónico (equipo clave para concentrar líneas, extensiones y servicios de comunicación al departamento de telefonía) funcione a la perfección.
  • Verificar las líneas de entrada y salida.
  • Elaborar el reporte de averías en extensiones y conmutador a la empresa de telefónica contratada.
  • Inspeccionar las llamadas hechas en las mañanas a los huéspedes.
  • Verificar y archivar el reporte diario de llamadas a larga distancia.
  • Comprobar el monto de la factura de la compañía de teléfonos. Si existen discrepancias, debe aclararlo con ese proveedor de telefonía.
  • Preparar un reporte semanal y mensual de llamadas a larga distancia de encargados departamentales del hotel. Estas llamadas deben ser justificadas.
  • Mantener actualizado el listado de números telefónicos de emergencia (policía, bomberos, cruz roja, ambulancias, hospitales y clínicas, gerentes de departamentos, entre otras).
  • Tomar llamadas telefónicas de clientes importantes hospedados en el hotel.
  • Revisar la realización de cargos a larga distancia.
  • Archivar las llamadas nacionales e internacionales en la cuenta de cada huésped.
  • Atender las solicitudes de huéspedes y empleados del establecimiento hotelero.
  • Actualizar los racks de mensajes.

¿Qué hace un Supervisor de teléfonos?

Un jefe o supervisor de teléfonos de un hotel hace una serie de actividades muy necesarias para el correcto funcionamiento del departamento de teléfonos, como por ejemplo: coordinar, orientar y supervisar al personal, revisar y archivar los reportes diarios de larga distancia, llevar un control de las llamadas, capacitar y entrenar al personal, actualizar el listado de números de emergencia, tomar llamadas de clientes importantes, entre otras funciones mencionadas en este artículo.

¿Que se necesita para ser jefe de teléfonos en un hotel?

Para ser un jefe de teléfonos se necesita cumplir con una serie de requisitos y contar con conocimientos prácticos y teóricos que te detallamos a continuación:

  • Poseer una formación universitaria en Hostelería y Turismo, Administración Turística o áreas afines.
  • Contar con capacitaciones relacionadas con el servicio al cliente, atención telefónica, ventas por teléfono, turismo y hotelería, comunicación, entre otras.
  • Tener experiencia en puestos relacionados con el área de teléfonos de un hotel, centros de llamadas o call center.
  • Dominar varios idiomas extranjeros, tanto oral como escrito (el inglés en un gran inicio). De preferencia, los idiomas de los clientes que representen un mayor volumen para el hotel
  • Contar un experiencia práctica en el manejo de equipos de oficina; teléfonos, conmutadores, fax, computadoras, escáner, entre otros.
  • Ser capaz de liderar y motivar personas.
  • Manejar el paquete de oficina de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) y sistemas informáticos utilizados por el hotel.
  • Conocer al dedillo todas las instalaciones y servicios con las que cuenta el hotel.
  • Ser más un líder que un jefe. Recuerda que trabajas con personas muy capacitadas a las que debes motivar para dar lo mejor de sí.
  • Poseer habilidades de organización y multitarea.
  • Ser esa persona de resolver problemas, manejar quejas de clientes y adelantarse a las posibles situaciones que podrían surgir.
  • Ser una persona simpática, con un gran sentido del humor, ágil y precisa.

¿Con cuáles departamentos interactúa el supervisor de teléfonos de un hotel?

El supervisor de teléfonos de un hotel debe interactuar, en cierta medida, con todos los departamentos que componen el hotel. Los departamentos son los siguientes:

Imagen: pixabay.com

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