Agente de Reservas en un hotel: Conoce sus funciones

Un agente de reservas en un hotel, también conocido como auxiliar de reservas, es la persona responsable de atender las reservaciones solicitadas por agencias de viajes e integrarlas al sistema del hotel y confirmarlas. El agente de reservas ayuda al buen manejo del departamento de reservas en un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área.

Funciones del Agente de Reservas de un hotel

El agente o auxiliar de reservas es una figura muy importante, debido a que brinda un soporte indispensable para el correcto manejo de las reservas del hotel. Es por ello que veremos que hace y cuáles son las funciones del agente o auxiliar de reservaciones en un hotel:

• Recopilar los documentos de los clientes que desean pagar por adelantado su reservación y enviarlas a ingresos para efectuar el pago en tarjeta de crédito.
• Verificar los depósitos de agencias de viajes de prepago.
• Saber el manejo de plataformas de reservas en línea (Booking, Expedia, Airbnb, entre otras).
• Enviar soportes de comisiones al departamento de contabilidad para efectuar el pago a las agencias de viajes y vendedores independientes.
• Elaborar un reporte de clientes no show y enviarlo al departamento de contabilidad en un hotel, si la reserva fue cobrada con tarjeta de crédito o débito.
• Informar y enviar un reporte al gerente de reservaciones ante cualquier eventualidad con alguna reserva.
• Ingresar al sistema todas las reservas hechas por los clientes en plataformas de reserva en línea y confirmarlas.
• Recibir las reservas y enviar una confirmación por correo electrónico.
• Enviar cada depósito realizado por las agencias de viajes o clientes al departamento de contabilidad para su validación.
• Atender solicitudes grupales e individuales de reservaciones.
• Comprobar en el sistema del hotel la disponibilidad de habitaciones y confirmar los cupos disponibles.
• Atender todas las reservaciones de alojamiento que reciba el hotel.
• Actualizar en el sistema las cancelaciones de reservas recibidas y enviar un reporte a los departamentos correspondientes.
• Mantener actualizada la base de datos de reservas.
• Vender habitaciones y servicios adicionales del hotel.
• Modificar la reservación de un cliente, si este lo solicita y es posible aplicar los cambios.
• Manejar los distintos formularios impresos y digitales del hotel.
• Informar al departamento de recepción acerca de reservas especiales.
• Colocar en sistemas notas con observaciones relacionada con alguna reserva; cumpleaños, boda, aniversario, repitente, VIP, alguna discapacidad, alergias, entre otras.
• Cambiar fechas de llegadas, en caso de que el cliente lo solicite y sea posible.
• Contestar todos los mensajes de correo relacionados con reservas.
• Tramitar los reembolsos de reservaciones que tienen un depósito previo.
• Llenar y enviar recibos de pago a clientes.
• Diseñar en la computadora gráficas que muestren el nivel de ocupación del hotel. Le será más fácil al resto empleados comprender la información.
• Responder llamadas telefónicas de clientes que realizar una reserva u obtener mayor información.
• Promover y captar reservas para el hotel.

¿Qué es un agente de reservas?

Un agente de reservas es la persona responsable de atender las reservaciones solicitadas por agencias de viajes e integrarlas al sistema del hotel y confirmarlas. También el agente de reservas o reservacionista brinda un soporte indispensable para el buen manejo del departamento de reservaciones de un hotel, en todas las funciones y responsabilidades del área.

¿Qué se necesita para aplicar al empleo agente de reservas de un hotel?

Para ser agente o auxiliar de reservas en un hotel y aplicar a este empleo se necesita dominar y estudiar los siguientes temas:

• Haber realizado capacitaciones relacionadas con el área de turismo y hotelería.
• Dominar varios idiomas extranjeros, tanto oral como escrito (el inglés en un gran inicio). De preferencia, los idiomas de los clientes que representen un mayor volumen para el hotel.
• Poseer experiencia en el puestos. En caso de no tenerla, puedes optar por aplicar a una pasantía en el hotel que deseas trabajar.
• Los empleos agente de reservaciones requieren que poseas unas excelentes habilidades de servicio al cliente y comunicación.
• Manejar el paquete de oficina de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) y sistemas informáticos utilizados por el hotel.
• Ser capaz de promover y captar reservas para el hotel.
• Brindar una experiencia de alojamiento óptima al huésped.
• Manejar plataformas de reservas digitales; Booking, Expedia, Airbnb, entre otras.

Imagen: pixabay.com

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