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Recepci贸n de Hotel: Conoce las funciones del departamento

    recepcion de hotel

    El departamento de recepci贸n de un hotel es conocido como el coraz贸n del negocio de la hoteler铆a, debido a que es el primer departamento con el que el cliente tiene relaci贸n y donde se lleva un control de las habitaciones disponibles, se registra cada hu茅sped, se realizan las reservas y son asignadas las habitaciones. La recepci贸n de hotel o recepci贸n hotelera es ese lugar donde los clientes tienen una mayor interacci贸n, desde su d铆a de llegada hasta la salida, y donde estos obtienen informaciones del hotel y aspectos de la ciudad.

    Índice

    驴Cu谩l es la funci贸n del departamento de recepci贸n?

    La funci贸n del departamento de recepci贸n de un hotel es realizar las reservas de servicios solicitados por los hu茅spedes, asistir a los clientes hospedados en el hotel, facturar en sistema los servicios adicionales consumidos por ellos y cobrarles al final de su estad铆a. Desglosemos las funciones del departamento de recepci贸n de un hotel:

    • Recibir al cliente: Cuando el cliente ha contactado al hotel para solicitar una reserva, se procede a registrarlo en sistema, se le suministran las informaciones b谩sicas del hotel y explican los servicios incluidos en su paquete de hotel, y le asignan su habitaci贸n.
    • Registrar y controlar las llegadas y salidas de cada cliente (check-in y check-out). Siempre d谩ndole una cordial bienvenida, cuando ingresa al hotel, y una cordial聽despedida, cuando deja las instalaciones, dese谩ndole un buen viaje y que regrese pronto.
    • Mantener una comunicaci贸n constante con el hu茅sped, para contestar las inquietudes de este y evitar posibles quejas y reclamaciones.
    • Facturar los servicios adicionales; cajas fuertes, cenas rom谩nticas, upgrade de habitaci贸n, restaurantes exclusivos, servicios VIP, festejos, excursiones, transportes, entre otros. Al final de la estad铆a, se proceder谩 al cobro.
    • Seg煤n la disponibilidad, efectuar los cambios de habitaciones que soliciten los clientes. Los motivos m谩s comunes de cambio de habitaci贸n suelen ser: upgrade, la vista (quiero vista a la playa, 谩reas comunes o piscina), fallas en muebles y equipos, suciedad, habitaci贸n err贸nea, agua fr铆a o caliente en el ba帽o, reserva equivocada (reserve un tipo de habitaci贸n y recib铆 esto), entre otros.
    • Si el departamento de Ama de Llaves lo autoriza, hacer bloqueos de habitaci贸n.
    • Autorizar que se prolonguen las estad铆as y hacer las reservas fuera del horario normal de trabajo.
    • Elabora los horarios de trabajo del personal de recepci贸n.
    • Revisa la facturaci贸n de las cuentas de los hu茅spedes.
    • Mantiene actualizada la capacitaci贸n del empleado.
    • Define las funciones de cada puesto.
    • Interviene en el proceso de reclutamiento de personal.
    • El gerente de recepci贸n participa de reuniones diarias con los dem谩s jefes departamentales.
    • Busca mantener actualizada la capacitaci贸n de los empleados.

    Observaciones

    1. Estas funciones de la recepci贸n hotelera tienen como objetivo conseguir la m谩xima ocupaci贸n posible, con el lema de 芦lo que no se vende hoy no se almacena ni se recupera禄.
    2. Las funciones del departamento de recepci贸n de un hotel pueden variar, dependiendo su tama帽o, categor铆a, servicios que ofrece y el volumen del trabajo.

    Caracter铆sticas de la Recepci贸n Hotelera

    recepcion de hoteles

    La recepci贸n hotelera posee una serie de caracter铆sticas que lo diferencia de los dem谩s departamentos del hotel, entre las que podemos mencionar:

    • La recepci贸n de hotel es uno de los pocos departamentos que trabaja 24/7. Esto permite que los hu茅spedes puedan solicitar informaci贸n en cualquier momento.
    • Es la parte del hotel que busca dar la mejor impresi贸n para cliente, puesto que es lo primero y lo 煤ltimo que este ver谩.
    • El personal de recepci贸n est谩 entrenando para brindar un excelente servicio al cliente y evitar conflictos.
    • Los departamentos de recepci贸n de hoteles son considerados el centro de operaci贸n de todo el hotel. Esto se debe a que es donde se distribuyen y canalizan todas las expectativas del cliente, desde el momento de su llegada hasta salida, brinda informaciones sobre servicios, instalaciones y distintos paquetes tur铆sticos que ofrece el hotel.
    • La recepci贸n del hotel es de los pocos departamentos que se mantiene en constante comunicaci贸n con los dem谩s departamentos.
    • Brinda informaci贸n no solo del hotel, sino de atractivos y actividades fuera de este. Muchos clientes solicitan detalles sobre que hacer fuera de las instalaciones.

    Organigrama del Departamento de Recepci贸n de un Hotel

    Un organigrama del departamento de recepci贸n de un hotel es un representaci贸n gr谩fica de la organizaci贸n del departamento de recepci贸n. Aqu铆 te presento un ejemplo de un organigrama de la recepci贸n de un hotel que podr铆a servir para un hotel de 5 estrellas:

    organigrama del departamento de recepci贸n de un hotel

    Descarga este organigrama de recepci贸n de un hotel

    Puedes descargar gratis este organigrama del departamento de recepci贸n de un hotel, en los formatos de imagen, PDF y PowerPoint a continuaci贸n:

    descargar organigrama hotel gratis

    Aspectos a considerar

    • Confeccionar un organigrama de un hotel es muy importante, porque permite que todos los miembros del equipo de recepci贸n conozca su ubicaci贸n en la jerarqu铆a y a qu茅 puesto avanzar.
    • En su descripci贸n, el organigrama debe incluir las tareas y funciones que debe realizar cada personal. Tambi茅n las responsabilidades y derechos relacionados con el puesto de trabajo.
    • Jefes y subordinados directos.
    • Departamentalizaci贸n del hotel.
    • Emplazamiento y dependencia al departamento al que pertenece.

    Como editar el organigrama

    Si茅ntete libre de utilizar este organigrama creado para ayudar a los estudiantes de Turismo y Hoteler铆a, y al p煤blico en general. Para editarlo, puedes seguir estos sencillos pasos:

    1. Para editar este organigrama puedes descargarlo en tu dispositivo y guardarlo como un archivo PowerPoint. Haz clic en Archivo, Descargar y por 煤ltimo en Microsoft PowerPoint (.pptx).
    2. Tambi茅n puedes dar clic en Archivo, luego en Hacer una copia y en Toda la presentaci贸n. Te saldr谩 una ventana para guardarlo en tu cuenta de Google Drive y editarlo como una Presentaci贸n de Google (Google Slides). Adem谩s, es 煤til para Compartirlo.
    3. 隆Buena suerte!

    驴Qu茅 es personal de recepci贸n?

    El personal de recepci贸n es aquel que interviene en las actividades dir铆as del departamento de recepci贸n de un hotel, tales como: dar la bienvenida y a la despedida a los hu茅spedes, verificar las reservas, asignarle las habitaciones correctas a los clientes, mantener una constante comunicaci贸n con los dem谩s departamentos, ofrecer y facturar servicios adicionales al hu茅sped, brindar un excelente servicio al cliente, entre otras.

    驴Cu谩l es el personal de recepci贸n?

    El personal de recepci贸n est谩 distribuido de tal forma que permita la mayor satisfacci贸n del cliente, a continuaci贸n, te presentamos cu谩l es el personal de recepci贸n de un hotel y sus principales funciones:

    驴Con cu谩les departamentos se relaciona el departamento de recepci贸n en un hotel?

    Al ser considerado el centro de operaciones del hotel, el departamento de recepci贸n debe relacionarse con todos los departamentos que componen el hotel. Los departamentos son los siguientes:

    Preguntas frecuentes

    驴Qu茅 funciones cumple el departamento de recepci贸n de un hotel?

    El departamento de recepci贸n de un hotel tiene funciones clave como gestionar el registro de hu茅spedes, brindar informaci贸n y asistencia, coordinar reservas y check-out, administrar pagos y ofrecer un servicio al cliente eficiente y amigable. Tambi茅n se encarga de coordinar las comunicaciones internas y externas del hotel y garantizar una experiencia satisfactoria para los hu茅spedes desde su llegada hasta su partida.

    驴Qu茅 importancia tiene el departamento de recepci贸n en un establecimiento hotelero?

    La importancia que tiene el departamento de recepci贸n en un establecimiento hotelero radica en ser el coraz贸n de todo hotel. La recepci贸n no es solo la carta de presentaci贸n donde acuden una gran cantidad de clientes, es tambi茅n uno de los departamentos m谩s productivos en la venta de habitaciones, principal actividad econ贸mica del negocio. Adem谩s, mantiene una estrecha relaci贸n con el resto de departamentos, es por eso que es llamado como centro de operaciones del establecimiento.

    驴Qu茅 es walk in en recepci贸n?

    El walk in en recepci贸n, tambi茅n conocido como Go Show, es cuando un potencial cliente, que no tiene reserva previa, llega a la recepci贸n solicitando una habitaci贸n donde alojarse. Las ventas de walk in en recepci贸n son m谩s productivas para el hotel, puesto que se obtienen unas ganancias limpias y genera un flujo de caja constante.

    Imagen: pixabay.com

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