Saltar al contenido

Telefonista de un hotel: Conoce sus funciones

    telefonista de un hotel funciones

    Un telefonista de un hotel, también conocido como operador de teléfonos o telefonía en un hotel, es la persona responsable de gestionar las llamadas telefónicas, de huéspedes y empleados, y en específico, manejar el conmutador telefónico, con el fin de concentrar cada línea, extensión y servicio de comunicación en el departamento de teléfonos en un hotel. El telefonista de un hotel atiende llamadas tanto locales como a larga distancia de un establecimiento hotelero.

    Funciones del telefonista de un hotel

    El operador de telefonía en un hotel es un puesto muy importante para todos los departamentos que componen un organigrama de un hotel, porque es quien garantiza que exista una correcta comunicación en el establecimiento. Las principales funciones del telefonista u operador de teléfonos de un hotel son las siguientes:

    • Gestionar todas las llamadas telef√≥nicas en un hotel, sean estas internas, locales o internacionales.
    • Atender el servicio de comunicaci√≥n del establecimiento hotelero.
    • Canalizar el flujo de informaci√≥n interno y externo del hotel.
    • Atender solicitudes de los hu√©spedes con relaci√≥n a¬†informaciones, asistencia y servicios de alimentos y bebidas.
    • Manejar el conmutador telef√≥nico, con la finalidad de centralizar las l√≠neas, extensiones y servicios de comunicaci√≥n en un solo departamento.
    • Verificar que cada l√≠nea de entrada y salida del conmutador funcione correctamente.
    • Hacer las llamadas despertador (wake up call) que soliciten los hu√©spedes. Es com√ļn que los clientes deseen ser despertados a una determinada hora.
    • Conocer la estructura organizacional del hotel, sus servicios y edificaciones.
    • Tomar, anotar y transmitir mensajes de clientes y personal del hotel.
    • Comunicar la disponibilidad de habitaciones.
    • Explicar y promover los distintos paquetes y servicios del hotel.
    • Cumplir con las normas y procedimientos del hotel.
    • Tomar √≥rdenes de servicio a la habitaci√≥n (room service), y anotar el n√ļmero de habitaci√≥n y preferencia de los clientes.
    • Contestar las llamadas telef√≥nicas con rapidez y cortes√≠a. El punto responder a la mayor brevedad posible.
    • Saber reconocer una llamada de un hu√©sped de las realizadas por alg√ļn departamento del hotel. El formato para contestar ser√° distinto en cada caso y ayuda mucho saber el n√ļmero de extensi√≥n asignado a cada √°rea.
    • Revisar que se cuenta con los equipos, informaciones e insumos necesarios para desempe√Īar sus funciones diarias.
    • Realizar llamadas de larga distancia directas, por cobrar o usando tarjetas telef√≥nicas y de cr√©dito o d√©bito.
    • Actualizarlos racks alfab√©ticos y num√©ricos, basado en el listado enviado por la recepci√≥n.
    • Localizar personas dentro del hotel mediante √©l voceo.
    • Localizar al servicio m√©dico del hotel, cuando sea solicitado por los hu√©spedes.
    • Auxiliar a clientes y empleados a localizar alg√ļn n√ļmero telef√≥nico.
    • Proporcionar informaciones acerca de eventos y actividades que se realizan en el hotel.

    ¬ŅQu√© es un telefonista de hotel?

    Un telefonista de hotel es la persona responsable de gestionar las llamadas telef√≥nicas del hotel, y en espec√≠fico, manejar la centralita telef√≥nica, donde se encuentra el equipo de conmutaci√≥n, √ļtil para centralizar cada l√≠nea, extensi√≥n y servicio de comunicaci√≥n del establecimiento hotelero en un solo departamento. El telefonista de hotel puede desempe√Īar las funciones de los recepcionistas en hoteles, servicio al cliente, responder preguntas, y algunas veces emiten tarjetas de identificaci√≥n y conducen a los clientes a salas de espera, hasta que el personal apropiado pueda asistirlos.

    ¬ŅQu√© es recepcionista telefonista?

    Un recepcionista telefonista es la persona encargada del √°rea de recepci√≥n del hotel y al mismo tiempo contesta las llamadas telef√≥nicas, saluda a los hu√©spedes, transmite informaciones, responden preguntas y asiste a los clientes. El recepcionista telefonista es m√°s com√ļn en hoteles peque√Īos, que no cuentan con un gran n√ļmero de empleados o flujo de clientes.

    ¬ŅC√≥mo ser una buena telefonista de un hotel?

    Para ser una buena telefonista de un hotel debes poseer una serie de habilidades y conocimientos:

    • Capaz utilizar distintos m√©todos de comunicaci√≥n (radios, tel√©fonos, celulares, redes sociales, correo, fax, entre otros).
    • Poseer buenas habilidades de comunicaci√≥n, esto incluye tratar a las personas por tel√©fono con amabilidad, servicio y paciencia.
    • Dominar el idioma ingl√©s (mientras m√°s lenguajes domines menor). Lo ideal es poder hablar los idiomas de los clientes que representen un mayor volumen para el hotel.
    • Ser capaz de mantener la calma cuando la central telef√≥nica est√© ocupada.
    • Contar con capacitaciones relacionadas con el servicio al cliente, atenci√≥n telef√≥nica, ventas por tel√©fono, turismo y hoteler√≠a, comunicaci√≥n, entre otras.
    • Manejar computadoras, programas de oficina y el sistema inform√°tico del hotel.
    • Ser un profesional firme cuando personas molestas e impacientes llamar a la l√≠nea telef√≥nica.
    • Licenciado en Administraci√≥n de Empresas Tur√≠sticas y Hoteler√≠a o haber concluido sus estudios secundarios. Depender√° del hotel especificar esta parte.
    • Contar con experiencia como operador telef√≥nico, telefonista o empleos afines.
    • Don de servicio y paciencia.

    Perfil telefonista de un hotel

    La mayoría de operadores de teléfonos en un hotel cumplen con el siguiente perfil:

    • Preferiblemente de sexo femenino.
    • Buena dicci√≥n (indispensable para que comprendan lo que dices)
    • Poseer una voz amable, modulada y clara. Que sienta esa calidad cuando hablas.
    • Servicial y atenta.
    • Debe sonre√≠r al hablar. Dir√°s: ¬ęeso no se ve por tel√©fono¬Ľ, pero cr√©eme que se nota cuando alguien est√° sonriendo en una llamada.

    ¬ŅCon cu√°les departamentos interact√ļa el operador de telefon√≠a en un hotel?

    El operador de telefonía o telefonista en un hotel debe interactuar, en cierta medida, con todos los departamentos que componen el hotel. Los departamentos son los siguientes:

    Imagen: pixabay.com

    Más artículos sobre turismo y hotelería en guiaturistica.org

    Deja una respuesta

    Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *