El departamento de reservas en un hotel, también conocido como departamentos de reservaciones, es la sección del hotel responsable de recibir y controlar las solicitudes de espacio para la reserva de habitaciones del establecimiento. Los departamentos de reservaciones efectúan y ajustan las reservas, verifican y actualizan la disponibilidad de habitaciones y evitan errores, como overbooking o escasez en las reservaciones.
Funciones del departamento de reservaciones
Las principales funciones del departamento de reservaciones, reservacionista o reservas de un hotel son las siguientes:
- Procesar las distintas reservas que recibe el hotel, sean estas recibidas por correo electrónico, llamadas telefónicas, fax o central de reservas.
- Procesar las reservas del departamento de ventas, marketing, recepción u otros departamentos del establecimiento hotelero, agencias de viajes y operadores turísticos.
- Manejar y verificar las plataformas de reservas digitales; Booking, Expedia, Airbnb, entre otras.
- Conocer las distintas habitaciones disponibles en el hotel, sus características, ubicación y distribución.
- Verificar y actualizar la disponibilidad de habitaciones, con la finalidad de evitar errores, overbooking o escasez en las reservas del hotel.
- Informar al personal del departamento de recepción acerca de las características e informaciones de cada reserva.
- Realizar un registro de las cancelaciones y modificaciones de reservas e informarle de inmediato los cambios a la recepción.
- Comprobar la veracidad de una reserva que entrega un cliente y no aparece en el sistema del hotel.
- Informar a los clientes si sus solicitudes de reservación fue aceptada, denegada o existe algún cambio en su reserva.
- Brindar soporte en la elaboración de ingresos y ocupación.
- Apoyar en el registro de huéspedes, si es necesario.
- Registrar todos los datos necesarios para la elaboración de la reserva.
- El personal del departamento de reservaciones debe conocer todo lo concerniente al trabajo de recepción y contar con experiencia en el área.
- Conocer los presupuestos de ventas, las tarifas y beneficios de cada plan o paquete que ofrece el hotel.
- Revisar el reporte elaborado por el recepcionista nocturno, que contiene: entradas sin reservación, llegadas go show, salidas anticipadas, salidas pendientes, habitaciones bloqueadas por reparaciones, habitaciones ocupadas por personal del hotel, titulares de reservas que no se presentaron o no show (con o sin depósito), entre otros temas.
- Modificar la reservación de un cliente, si este lo solicita y es posible aplicar los cambios.
- Estudiar todos los días las posibilidades de alojamiento, para mantener actualizados a los demás departamentos.
- Analizar meticulosamente el nivel de ocupación del hotel por periodos de tiempo. Esto permite conocer los cupos disponibles y ver de forma eficiente la capacidad del hotel.
- Archivar toda la información por un periodo de tiempo determinado.
Organigrama del departamento de reservaciones de un hotel
Un organigrama del departamento de reservaciones de un hotel es un representación gráfica de la organización del departamento de reservas. Aquí te presento un ejemplo de un organigrama de un departamento de reservas en un hotel:
Descarga este organigrama de reservas de un hotel
Puedes descargar gratis este organigrama del departamento de reservas de un hotel, en los formatos PDF y PowerPoint a continuación:
Aspectos a considerar
- Confeccionar un organigrama de un hotel es muy importante, porque permite que todos los miembros del equipo de reservas conozca su ubicación en la jerarquía y a qué puesto avanzar.
- En su descripción, el organigrama debe incluir las tareas y funciones que debe realizar cada personal. También las responsabilidades y derechos relacionados con el puesto de trabajo.
- Jefes y subordinados directos.
- Departamentalización del hotel.
- Emplazamiento y dependencia al departamento al que pertenece.
Como editar el organigrama
Siéntete libre de utilizar este organigrama creado para ayudar a los estudiantes de Turismo y Hotelería, y al público en general. Para editarlo, puedes seguir estos sencillos pasos:
- Para editar este organigrama puedes descargarlo en tu dispositivo y guardarlo como un archivo PowerPoint. Haz clic en Archivo, Descargar y por último en Microsoft PowerPoint (.pptx).
- También puedes dar clic en Archivo, luego en Hacer una copia y en Toda la presentación. Te saldrá una ventana para guardarlo en tu cuenta de Google Drive y editarlo como una Presentación de Google (Google Slides). Además, es útil para Compartirlo.
- ¡Buena suerte!
¿Cómo está organizado el departamento de reservaciones?
El personal del departamento de reservaciones está organizado de tal forma que permita efectuar y ajustar las reservas de habitaciones de los clientes del hotel, a continuación, te presentamos cuál es el personal de reservaciones de un hotel y sus principales funciones:
Relación del departamento de reservas con otros departamentos
El departamento de reservas de un hotel no es una isla autosuficiente que puede trabajar por su cuenta, es por ello que necesita interactuar con otros departamentos del establecimiento hotelero. El departamento de reservaciones se relaciona en mayor medida con el departamento de recepción, ama de llaves, contabilidad, marketing y ventas.
- El departamento de recepción se relaciona con el de reservas debido a que este tiene el control de las habitaciones.
- El departamento de ama de llaves tiene una muy buena relación con el departamento de reservaciones, porque este es responsable de habilitar las habitaciones del hotel y ama de llaves comunica cuando es posible ocupar cada habitación.
- Al igual que el departamento de contabilidad en un hotel, que se encarga de controlar todo el dinero y los gastos del establecimiento hotelero. Así que necesita saber cuantas habitaciones fueron reservadas durante el día y pasar un informe al departamento de reservaciones.
- Con los departamentos de venta y mercadeo deben tener una relación con reservas para saber si ha vendido o no habitaciones, optimizar las ventas de habitaciones y generar mayores ingresos para el hotel.
¿Qué es el departamento de reservas en un hotel?
El departamento de reservas en un hotel es la sección responsable de recibir y controlar las solicitudes de espacio para la reserva de habitaciones del hotel. El departamento de reservas efectúa y ajusta las reservaciones, verifica y actualiza la disponibilidad de habitaciones y evita errores, como overbooking o escasez en las reservas de un hotel.
¿Cómo se llama el departamento de un hotel que se hace cargo de efectuar reservaciones?
El departamento que se hace cargo de efectuar y ajustar las reservaciones de un hotel se llama departamento de reservas o reservaciones. Además, es responsable de verificar y actualizar la disponibilidad de habitaciones, con el fin de evitar errores, overbooking o escasez en las reservas del hotel. El departamento de reservaciones dentro de un establecimiento de hospedaje se mantiene en contacto con agencias de viajes y operadores turísticos, con el fin de que exista paridad entre las reservas de ambas partes. De igual modo, mantendrá una estrecha relación con el departamento de marketing en un hotel, para optimizar las ventas de habitaciones y generar mayores ingresos para el establecimiento.
Imagen: pixabay.com
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